Официальный интернет-ресурс акима Жамбылского района Северо-Казахстанской области

Версия для слабовидящих

Система электронного документооборота

Утвержден
приказом руководителя
аппарата акима района
от 04 апреля 2012 года № 23

Регламент работы с системой электронного документооборота в аппарате акима Жамбылского района

1. Общие положения

Настоящий Регламент электронного документооборота в государственном учреждении «Аппарат акима Жамбылского района» (далее — Регламент) разработан в соответствии с Законом Республики Казахстан от 7 января 2003 года № 370- II «Об электронном документе и электронной цифровой подписи».

Регламент определяет порядок и условия организации электронного документооборота в аппарате акима Жамбылского района при:

  • регистрации документов;
  • создании резолюций;
  • маршрутизации документов для организации внутриведомственного документооборота;
  • фиксации исполнения по документу;
  • контроле над исполнением документов организации;
  • поддержке каталогов и информационно-справочного фонда, находящихся в госоргане документов.

Целью Регламента является обеспечение автоматизации документационного обеспечения управления госорганов.

Действие регламента не распространяется на документы, содержащие сведения, составляющие государственные секреты Республики Казахстан.

Ответственность за обеспечение учета служебной документации, единого порядка документирования и ведения делопроизводства c использованием Системы Электронного Документооборота (далее — СЭД) в аппарате акима района возлагается на общее структурное подразделение.

2. Порядок организации СЭД

Для организации электронного документооборота используется СЭД, обеспечивающая выполнение следующих функций:

  • авторизацию доступа пользователей и разграничение прав доступа;
  • формирование (составление) электронного сообщения;
  • формирование и проверку электронной цифровой подписи электронного документа;
  • коллективную работу с электронными документами;
  • контроль исполнения электронных документов;
  • поиск электронного документа;
  • отправку и подтверждение получения электронных документов в пределах государственного органа и между государственными органами;
  • учет электронных документов (регистрацию входящих и исходящих электронных документов);
  • хранение электронных документов;
  • передачу электронного документа в архив электронных документов государственного органа.

Электронный документ состоит из двух частей: содержательной и реквизитной.

Содержательная часть документа может состоять из одного или нескольких файлов в следующих форматах:

  • графический;
  • текстовый;
  • табличный;
  • презентации;
  • архивированный.

При формировании (составлении) электронных документов используются следующие обязательные реквизиты:

  • официальное наименование организации;
  • наименование вида документа;
  • дата документа;
  • регистрационный номер документа;
  • индекс номенклатуры дел;
  • место составления или издания документа;
  • текст;
  • название и версия программного обеспечения, при помощи которого создан документ;
  • электронная цифровая подпись.

Пользователи СЭД используют единую нормативно-справочную информацию. Регулирование и изменение нормативно-справочной информации, касающейся организационно-распорядительной документации, осуществляет уполномоченный государственный орган управления архивами и документацией.

Первичная обработка электронного документа в СЭД включает:

  • проверку всех реквизитов электронного документа;
  • проверку подлинности всех электронных цифровых подписей (далее ЭЦП) электронного документа;
  • проверку действительности регистрационного свидетельства ЭЦП и открытого ключа ЭЦП;
  • проверку полномочий статуса всех лиц, проставивших ЭЦП в электронном документе.

При получении положительного результата первичной обработки электронного документа, он подлежит дальнейшей обработке. В случае отрицательного результата первичной обработки, электронный документ считается неполученным, о чем получатель электронного документа направляет соответствующее уведомление — «не принято» с указанием причины неполучения документа.

Перед отправкой электронного документа проверяется правильность его оформления (наличие реквизитов электронного документа) и адреса, в том числе проверка подлинности ЭЦП и регистрационных свидетельств.

Сроки хранения электронных документов в государственных органах устанавливаются уполномоченным государственным органом управления архивами и документацией.

Электронные документы хранятся в том формате (касается вложенных файлов), в котором они были сформированы, отправлены или получены, с сохранением ЭЦП.

Хранение электронных документов сопровождается хранением соответствующих электронных баз данных, использования открытых ключей ЭЦП (регистрационных свидетельств электронной цифровой подписи) и программ, обеспечивающих ведение учета и проверку ЭЦП электронных документов.

Для открытых ключей ЭЦП в государственных органах и удостоверяющем центре хранятся оформленные в установленном порядке документы (регистрационные свидетельства), подтверждающие принадлежность этих ключей конкретному участнику СЭД.

Сохранность, надлежащее использование и защита от несанкционированного доступа к носителям ключевой информации, а также хранящихся в них закрытых (секретных) ключей ЭЦП возлагается на их владельцев.

3. Порядок использования и соотношения электронных и бумажных документов в СЭД

Электронный документ не имеет копий в электронном виде.

Электронные документы со сроками хранения свыше 10 лет имеют бумажные копии электронного документа.

Электронные копии бумажных документов создаются в случаях, когда работа с заверенными электронными копиями бумажных документов не противоречит действующему законодательству и обеспечивает удобную обработку и использование информации, содержащейся в бумажном документе.

Электронная копия заверяется с указанием на то, что исходным документом является бумажный документ и нанесением сведений о подписи.

Бумажная копия электронного документа отображает содержание электронного документа в явном виде, доступном для восприятия без использования дополнительных средств и методов.

Бумажная копия электронного документа заверяется с указанием на то, что исходным документом является электронный документ и нанесением сведений о результате проверки ЭЦП. Взаимное соответствие исходного электронного документа и его бумажной копии обеспечивается лицом, заверившим копию электронного документа на бумажном носителе.

Бумажная копия электронного документа содержит:

  • текст документа;
  • распечатку сертификата соответствия ЭЦП;
  • обязательную отметку «Копия электронного документа»;
  • наименование информационной системы, из которой он получен;
  • дату создания бумажной копии;
  • штамп с текстом «Копия электронного документа верна. Определен положительный результат проверки ЭЦП» и подпись заверителя или штамп с текстом «Копия электронного документа не верна. Определен отрицательный результат проверки ЭЦП».

4. Порядок использования электронной цифровой подписи в СЭД

Участникам СЭД необходимо:

  • хранить в тайне служебную информацию, ставшую им известной в процессе работы с электронными документами;
  • хранить в тайне содержание закрытых ключей средств ЭЦП;
  • обеспечивать сохранность носителей ключевой информации и других документов о ключах ЭЦП, выдаваемых с этими носителями информации;
  • осуществлять синхронизацию времени на персональных компьютерах с эталонным временем;
  • не осуществлять эксплуатацию программ на персональных компьютерах (в том числе — вирусы), которые могут нарушить корректное функционирование средств ЭЦП.

Для оформления электронных документов в СЭД могут использоваться только те закрытые (секретные) ключи электронной цифровой подписи, которым соответствуют открытые ключи электронной цифровой подписи, имеющие действующие регистрационные свидетельства, выданные удостоверяющим центром.

Подписание электронного документа осуществляется:

  • одной или несколькими ЭЦП руководителей;
  • одной ЭЦП работника общего структурного подразделения.

Порядок применения электронной цифровой подписи руководителя:

  • руководитель подписывает текст документа до регистрации с применением электронной цифровой подписи, которая обеспечивает целостность и неизменность текста документа;
  • Датой создания электронного документа считается дата установки электронной цифровой подписи сектора по обработке служебной корреспонденции.

Порядок применения электронной цифровой подписи сектора по обработке служебной корреспонденции:

  • Сотрудник ставит ЭЦП только после постановки подписи руководителя. Подпись сотрудника заверяет правильность введенных реквизитов в регистрационной карточке. Отправка документа осуществляется только после постановки подписи.

1. Обеспечение информационной безопасности в СЭД

Информационная безопасность СЭД на каналах связи обеспечивается путем применения средств криптографической защиты информации, соблюдения организационных правовых мер и использования программно-аппаратного комплекса средств автоматизации, включающего в себя системы электронного документооборота, удостоверяющего центра, транспортной среды и технических средств защиты информации, сертифицированных на соответствие требованиям информационной безопасности, утвержденными приказом Руководителя Канцелярии Премьер-министра Республики Казахстан от 3 октября 2005 года № 25-1-90, № 3923 от 4 ноября 2005 года государственной регистрации в Министерстве юстиции Республики Казахстан.

Средства криптографической защиты информации используются в строгом соответствии с их эксплуатационной документацией и правилами использования.

Оборудование СЭД должно быть физически отделено от оборудования, на котором обрабатывается информация ограниченного распространения.

Посредством СЭД передаются документы, соответствующие Перечню документов, подлежащих передаче с помощью СЭД.

Персонал эксплуатирующий СЭД должен обладать соответствующим уровнем подготовки и опытом работы.

2. Права и обязанности лиц эксплуатирующих СЭД

Администратору СЭД необходимо требовать обеспечения соответствия компьютерной техники минимальным требованиям для установки СЭД.

Администратор СЭД выполняет следующие функции:

  • регистрирует заявки пользователей СЭД;
  • исполняет заявки, поступившие от участника СЭД, не требующие изменения в программном коде ПО в течении суток;
  • обеспечивает корректность работы программного обеспечения СЭД;
  • проводит обновления справочников и нормативно-справочной информации СЭД по согласованию с уполномоченным органом;
  • проводит ежедневное резервное копирование баз данных СЭД;
  • ежемесячно записывает архивные копии баз данных СЭД на оптический носитель информации.
  • осуществляет контроль за действиями пользователей СЭД;
  • поддерживает целостность электронных документов СЭД;
  • контролирует производительность и ресурсы системы СЭД;
  • осуществляет мониторинг связи с Центром ЕСЭДО;
  • ведет статистику количества переданных через Центр ЕСЭДО электронных документов;
  • согласует с пользователями СЭД время технических работ по обслуживанию системы;
  • проводит плановые технические работы в специально отведенное время;
  • проводит подключение и обучение новых пользователей системы;
  • проводит фиксирование (протоколирование), анализ и передачу ошибок разработчику для устранения;
  • проводит обновление ПО СЭД, поступившего от разработчика ПО;
  • осуществляет настройки и управление системой СЭД;
  • обеспечивает бесперебойную работу сервера СЭД, за исключением событий отключения электрического питания в серверном помещении на длительное время, превышающее емкость источников бесперебойного питания системы;
  • обеспечивает работоспособность функционала ведомственного и межведомственного документооборота;
  • архивирует и восстанавливает базы данных.

Пользователь СЭД:

  • должен ежедневно работать в СЭД и выполнять свои функциональные обязанности;
  • должен предоставлять администратору необходимую информацию по предоставлению штатного расписания, номенклатуры дел, списков уволившихся и вновь прибывших сотрудников, списков делопроизводителей и прав доступа сотрудников, не составляющих государственные секреты и информацию ограниченного распространения, для обеспечения работы СЭД;
  • подает заявки администратору в письменной форме;
  • соблюдает должностные обязанности и инструкции по делопроизводству;
  • соблюдает ограничения размеров электронных документов до 10Mb;
  • осуществляет корректный ввод данных;
  • информирует администратора о сбоях СЭД в течение 1 часа с момента сбоя;
  • отправляет и обрабатывает поступившие электронные документы.

План мероприятий по применению информационных технологий в ГУ «Аппарат акима Жамбылского района» Северо-Казахстанской области на 2012 год

Дата создания статьи: 29.08.2017 16:17

Последние изменения страницы: 29.08.2017 16:17

Аким Жамбылского района СКО
Турков Иван Иванович

Октябрь 2017
ПнВтСрЧтПтСбВс
            1
2 3 4 5 6 7 8
9 10 11 12 13 14 15
16 17 18 19 20 21 22
23 24 25 26 27 28 29
30 31          

Министерство юстиции РК

Министерство юстиции Республики Казахстан во избежание недоразумений при пересечении границы Республики Казахстан, рекомендует физическим и юридическим лицам произвести проверку на наличие имеющейся задолженности по судебным актам и временного ограничения на выезд за пределы Республики Казахстан на сайте www.adilet.gov.kz

Официальный сайт Президента Республики Казахстан Премьер-министр Казахстана egov.kz Ассамблея народа Казахстана Официальный интернет-ресурс Северо-Казахстанской области IPO ДКБ2020 Алтын сапа Әділет Модернизация пенсионной системы Казконтент Инновационные гранты EXPO Агентство Республики Казахстан по делам государственной службы и противодействию коррупции Защита бизнеса СКО Официальный интернет-ресурс Комитета внутреннего государственного аудита Министерства финансов РК 100 новых лиц Казахстана Министерство по делам религий и гражданского общества Республики КазахстанВзгляд в будущее: модернизация общественного сознания

@2017 Официальный интернет-ресурс акима Жамбылского района Северо-Казахстанской области

A- A A+