Солтүстік Қазақстан облысының Жамбыл ауданы әкімінің ресми интернет-ресурсы

Нашар көретіндерге арналған нұсқа

Электрондық құжат айналымы жүйесі

Аудан әкімі аппараты басшысының
2012 жылдың 04 сәуіріндегі № 23
бұйрығымен бекітілді

Жамбыл ауданы әкім аппаратында электрондық құжат айналымы жүйесімен жұмыс істеу регламенті

1. Негізгі ережелер

«Жамбыл ауданы әкімінің аппараты» мемлекеттік мекемесіндегі электрондық құжат айналымының осы Регламенті (бұдан әрі Регламент) «Электрондық құжат және электрондық сандық қол қою жөнінде» Қазақстан Республикасының 2003 жылғы 7 қаңтардағы № 370 — ІІ Заңына сәйкес әзірленді.

Регламент Жамбыл ауданының әкім аппаратындағы электрондық құжат айналымының тәртібін және ұйымдастыру жағдайын анықтайды:

  • құжаттар тіркеген кезде;
  • қарар құрар кезде;
  • ішкі ведомстволық құжат айналымын ұйымдастыру үшін құжаттар маршруты кезінде;
  • құжат бойынша жазып алу кезінде;
  • ұйымдардың құжаттарын орындауға бақылау жасаған кезде;
  • мемлекеттік органдағы құжаттарды, каталогтерді және, ақпаратты-анықтамалық қорды қолдау кезінде.

Регламенттің мақсаты — мемлекеттік органдардағы құжаттаманы автоматтандырумен қамтамасыз ету болып табылады.

Регламенттің әрекеті мәліметтерінде Қазақстан Республикасының мемлекеттік құпияларын құрайтын құжаттарға таралмайды.

Аудан әкімінің аппаратында электрондық құжат айналымы жүйесін (одан әрі ЭҚАЖ) пайдалана отырып қызметтік құжаттарды есепке алу, құжаттаудың бірыңғай тәртібін және іс жүргізуді қамтамасыз етуге жауаптылық, құжаттамалық және қаржылық қамтамасыз ету құрылымдық бөлімшесіне жүктеледі.

2. ЭҚАЖ ұйымдастыру тәртібі

Электрондық құжат айналымын ұйымдастыру үшін ЭҚАЖ пайдаланылады, келесі функциялардың орындалуын қамтамасыз етеді:

  • пайдаланушылардың қол жеткiзуiн авторландыру және қол жеткiзу құқықтарын шектеу;
  • электрондық хабарды қалыптастыру (құру);
  • электрондық құжаттың электрондық цифрлық қолтаңбасын қалыптастыру және тексеру;
  • электрондық құжаттармен ұжымдық жұмыс;
  • электрондық құжаттардың орындалуын бақылау;
  • электрондық құжатты iздестiру;
  • мемлекеттiк орган шегiнде және мемлекеттiк органдардың арасында
  • электрондық құжаттарды жiберу және алуын растау;
  • электрондық құжаттарды сақтау;
  • мемлекеттік органның электрондық құжаттар мұрағатына электрондық құжаттарды тапсыру.

Электронды құжат екі бөлімнен құралады: мазмұнды және деректемелік.

Құжаттың мазмұнды бөлiгi мынадай форматтардағы бiр немесе бiрнеше файлдардан тұрады:

  • графикалық;
  • мәтiндiк;
  • кестелiк;
  • таныстырулар;
  • мұрағатталған.

Электрондық құжатты құрастыру (жасау) кезінде мынадай деректемелер қамтиды:

  • жөнелтушi ұйымның ресми атауы;
  • құжат түрінің атауы;
  • құжаттың күні;
  • құжаттың тіркеу нөмірі;
  • істер номенклатурасының индексі,
  • құжатты жасау немесе құру орны;
  • мәтін;
  • бағдарламалық қамтамасыз етудiң атауы мен нұсқасы, оның көмегi арқылы құжат жасалады;
  • электрондық цифрлық қолтаңба.

ЭҚАЖ-ге қатысушылар бiрыңғай нормативтiк-анықтамалық ақпаратты пайдаланады. Ұйымдық-басқарушылық құжаттамаға қатысты нормативтiк-анықтамалық ақпараттың реттелуi мен өзгеруiн мұрағаттар мен құжаттаманы басқарудың уәкiлеттi органы жүзеге асырады.

ЭҚАЖ-дегi электрондық құжатты бастапқы өңдеу мыналарды қамтиды:

  • электрондық құжаттың барлық деректемелерiн тексеру;
  • электрондық құжаттың барлық электрондық цифрлы қолтаңбаларының (одан әрі ЭЦҚ) дұрыстығын тексеру;
  • ЭЦҚ-ны тiркеу куәлiгiнiң және ЭЦҚ ашық кiлтiнiң жарамдылығын тексеру;
  • электрондық құжатта куәландырылған электрондық цифрлық қолтаңбаны пайдалана отырып, барлық тұлғалар мәртебесiнiң өкiлеттiктерiн тексеру.

Электрондық құжаттың бірінші өңдеуден оң нәтиже алған кезде, ол ары қарай өңдеуден өтуге тиіс. Бірінші өңдеуден теріс нәтиже болған жағдайда, электрондық құжат алынбады деп саналады, ол туралы электрондық құжатты алушы құжаттың алынбау себептерiн көрсете отырып, құжаттамалық қамтамасыз ету бөлiмшесiнiң қызметкерi қол қойған «қабылданбады» деген белгiсi бар электрондық құжат болып табылатын хабарлама-түбiртек жiбередi.

Электрондық құжатты жөнелту алдында оның ресiмделу (электрондық құжат деректемелерiнiң болуы) және мекен-жайлары ның жарамдылығы тексерiледi, оның iшiнде ЭЦҚ-ның және тiркеу куәлiктерiнінің дұрыстығын тексеру жүргiзiледi.

Электрондық құжаттардың сақталу мерзiмдерiн мұрағаттарды және құжаттамаларды басқарудың уәкiлеттi мемлекеттік органы белгiлейдi.

Электрондық құжаттар қалыптастырылған, жөнелтiлген немесе алынған, ЭЦҚ-мен сақталған форматта (салынған файлдарға қатысты) сақталады.

Электрондық құжаттарды сақтау тиiстi электрондық дерекқорды, пайдаланылған электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық кiлттерi (электрондық цифрлық қолтаңбаның тiркеу куәлiктерi) мен электрондық құжаттардың ЭЦҚ-ын қалыптастыру және тексеру үдерiсiн iске асыратын бағдарламаларды сақтаумен бiрге жүредi.

ЭЦҚ-ның ашық кiлттерi үшiн мемлекеттiк органдарда және куәләндіру орталығында ЭҚЖ-не нақты қатысушыға осы кiлттердiң тиiстiлiгiн растайтын белгiленген тәртiппен ресiмделген құжаттар (тiркеу куәлiктерi) сақталады.

ЭЦҚ-ның жабық (құпия) кiлттерi бар, ақпарат жеткiзгiштердiң сақталуы, тиiстi пайдаланылуы, сондай-ақ электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық (құпия) кiлттерiн пайдалану мен оларды рұқсатсыз енуден қорғау тiркеу куәлiктерiнiң иелерiне жүктеледi.

3. ЭҚЖ-дегі электрондық және қағаздағы құжаттарды пайдалану тәртiбi және ара қатынасы

Электрондық құжаттың электрондық түрдегi көшiрмелерi болмайды.

Сақтау мерзiмi 10 жылдан асатын электрондық құжаттардың қағаздағы түпнұсқа құжаттары болады.

Қағаздағы құжаттың электрондық көшiрмесi бастапқы, қағазды құжатта болатын, ақпаратты өңдеуді және қолдануды қамтамасыз ететін және қазіргі заңнамаға қарсы келмейтін қағаздағы құжаттың электрондық көшірмелерімен расталған жұмыс кезінде шығарылдаы.

Электрондық көшірме, қолтаңба туралы мәлімет беру және қағаздағы құжат болып табылатын шығыс құжаттың көрсетілген жағдайында куәландырылады.

Қағаздағы құжаттың электрондық көшiрмесi қосымша қаржылар мен әдістерді қолданбай қабылдау үшін нақты түрде, қол жеткізерлікте электрондық құжаттың мазмұнын көрсетеді.

Қағаздағы құжаттың электрондық көшірме, ЭЦҚ тексеріс нәтижесі туралы мәлімет беру және қағаздағы құжат болып табылатын шығыс құжаттың көрсетілген жағдайында куәландырылады. Өзара сәйкестендірушілік шығыстық электрондық құжаттың және оның қағазды көшірмесін, қағазды жақтаушыда электрондық құжатың көшірмесін куәландырған тұлғамен қамтамасыз етіледі.

Электрондық құжаттың қағаздағы көшiрмесi мыналарды қамтиды:

  • құжаттың мәтiнi;
  • ЭЦҚ-ға сәйкестендірілген сертификатты ашу;
  • «Электрондық құжаттың көшірмесі» міндетті белгісі;
  • ол алынған, ақпараттық жүйенiң атауы;
  • қағаздағы көшiрменiң жасалған күнi;
  • «Электрондық құжаттың көшiрмесi дұрыс. ЭЦҚ тексерісінің оң нәтижесі анықталды» деген мәтіні бар мөртабан және куәландырушының қолы немесе «Электрондық құжаттың көшiрмесi дұрыс емес. ЭЦҚ тексерісінің теріс нәтижесі анықталды." деген мәтiнi бар мөртабан.

4. ЭҚЖ-да электрондық цифрлық қолтаңбаны пайдалану тәртiбi

ЭҚЖ-ға қатысушыларға қажетті:

  • электрондық құжаттармен жұмыс істеу барысында өздерiне белгiлi болған қызметтiк, ақпаратты құпия сақтауы;
  • ЭЦҚ құралдары жабық (құпия) кiлттерiнiң мазмұнын құпия сақтауы;
  • түйiндi, ақпаратты жеткiзгiштердiң және осы, ақпаратты жеткiзгiштер беретiн электрондық цифрлық қолтаңбаның кiлттерi туралы басқа да құжаттардың сақталуын қамтамасыз етуi;
  • эталондық уақытпен дербес компьютерлерде уақытты үндестiрудi жүзеге асыруы;
  • дербес компьютерлерде, ақпаратты криптографиялық қорғау құралдарын пайдалану ережелерiне сәйкес электрондық цифрлық қолтаңба құралдарының жұмыс iстеуiн бұзатын бағдарламаларды (оның iшiнде — вирустар) пайдалануды жүзеге асырмауы қажет.

Электрондық құжаттарды ЭҚЖ-да ресiмдеу үшiн МО КО берген, қолданыстағы тiркеу куәлiгi бар, электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық кiлттерi сәйкес келетiн электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық (құпия) кiлттерi ғана пайдаланылады.

Электрондық құжаттарға қолтаңба қою арқылы мыналардан орындалады:

  • бір немесе бірнеше ЭЦҚ басқарушылары;
  • бір ЭЦҚ жұмысшысы жалпыға бірдей структуралық бөлімшесі.

Басшылардың электрондық цифрлы қолтаңбалар қою реті:

  • Электрондық цифрлы қолтаңбаны қолдана отырып, тіркеуге дейін басқарушы құжат мәтініне қолтаңба қояды, ол құжат мәтінің толықтығын және өзгермеушілігін қамтамасыз етеді;
  • Қызметтік корреспонденция өңдеу бойынша электрондық құжат шығару күні сектордың электрондық цифрлы қолтаңба қойған күні болып саналады.

Қызметтік корреспонденция өңдеу бойынша сектордың электрондық цифрлы қолтаңбасын қолдану реті:

  • Басқарушы қол таңба қойғаннан кейін қызметкер ЭЦҚ қояды.электрондық құжатқа қол қою үшiн электрондық цифрлық қолтаңбаны қалыптастыру.қызметкердің қолтаңбасытірку карточкасында басылған реквизиттердің дұрыстығын жариялайды. Құжатты жіберу қолтаңба қойылғаннан кейін жүзеге асады.

1. ЭҚЖ-нің ақпараттық қауіпсіздігін қамтамасыз ету

ЭҚЖ-нің ақпараттық қауіпсіздігікриптографиялық қорғау, ақпараты құралдарын біріктіру жолымен байлаеыс каналдарымен қамтамасыз етіледі,ұйымдық құқықтық шаралар ұстану және бағдарламалық — ақпараттық комплекс құралдарын автоматтандыруды қолдану, өзіне электрондық құжат айналым жүйесін, куәландыру орталығын, көлік ортасы және техникалық құралдарды қорғау, ақпаратын қосатын, ақпаратты қауіпсіздік талаптарына сәйкестендірілген жағдайда сертификаттандырылған, Қазақстан Республикасы Премьер — министр Кеңсе Басқарушысының 2005 жылғы 3 сәуірдегі № 25-1-90, 2005 жылғы 4 қарашадағы № 3923 бұйрығымен Қазақстан Республикасы әділет Министрлігінің мемлекеттік тіркеуі бекітілген.

Ақпаратты криптографиялық қорғау құралдары оларды пайдалану құжаттамасы мен пайдалану ережелерiне қатаң сәйкестiкте пайдаланылады.

ЭҚЖ құрал — жабдықтары құралдардан жекелей алшақ болуы қажет, онда шектеулі жарияландыру, ақпараты өңделеді.

ЭҚЖ көмегі арқылы жіберілетін, құжаттар Тізіміне сәйкес, ЭҚЖ көмегімен құжаттар жіберіледі.

ЭҚЖ пайдаланатын қызметтік ұжымдар, жұмыс тәжірибесімен және дайындық деңгейімен қабілетті болуы қажет.

2. ЭҚЖ пайдаланушылардың құқықтары мен міндеттері

ЭҚЖ әкімгері ЭҚЖ орнату үшін компьютерлік техниканың минималды талаптарға сәйкес болуын талап ету қажетю

ЭҚЖ әкімшіліктері келесі функцияларды жүзеге асырады:

  • ЭҚЖ пайдаланушылардың тапсырмаларын тіркейді;
  • ЭҚЖ қатысушыларынан түскен тапсырмаларын орындайды, тәулік уақыты бойымен ПО бағдарламалық кодыына өзгертулерді қажет етпейтін;
  • ЭҚЖ бағдарламалық қамтамасыз етудің әдептілігін қамтамасыз етеді;
  • Уәкімдік етілген органдармен келісу бойынша ЭҚЖ анықтамалық және нормативті-анықтамалық ақпараттардың өңдеу жұмыстарын жүргізу;
  • ЭҚЖ мәліметтер базасын резервтік көшірме жасауды күн сайын жүргізеді;
  • ЭҚЖ мәліметтер базасының мұрағат көшірмелерін ай сайын, ақпараттың оптикалық жеткізушіге жазып отырады;
  • ЭҚЖ пайдаланушылардың іс-әрекеттеріне бақылауды жүзеге асырады;
  • ЭҚЖ электрондық құжаттардың толығын қолдайды;
  • ЭҚЖ өнімділігін және ресурстарын бақылайды;
  • БЭҚАЖ орталығымен байланысы мониторингін жүргізеді;
  • Электрондық документтердің БЭҚАЖ Орталығы арқылы жіберілгендер санының статистикасын жүргізеді;
  • ЭҚЖ пайдаланушылармен жүйені қамтамасыз ету үшін техникалық жұмыстарды өткізу уақытын келіседі;
  • әдейі белгіленген уақытта жоспарлық техникалық жүмыстар жүргізеді;
  • жүйенің жаңа пайдаланушыларын қосады және оқытуды жүргізеді;
  • зірлеушіге қателіктерді қарап (хаттама арқылы) талдайды және тапсырады;
  • бағдарламалық қамтамасыздандырушыдан түскен ЭҚЖ БҚ жаңартады және жүргізеді;
  • ЭҚЖүйесін құру және басқаруды қаматамасыз етеді. ЭҚЖ серверінің үздіксіз жұмыс істеуін қамтамасыз етеді, сервер үй жайында көп уақытқа электр қуатты сөндіру жағдайларын қоспағанда;
  • ведомстволық және ведомствоаралық құжат айналымы функционалының жұмыс істеуін қамтамасыз етеді;
  • мәліметтер базасын мұрағаттайды және қалпына келтіреді.

ЭҚЖ пайдаланушы:

  • күн айын ЭҚЖұмыс істеп, өзінің функционалдық міндеттерін орындау тиіс;
  • әкімгерге штаттық кестені, істер номенклатурасын, жаңадан келген немесе жұмыстан шыққан қызметшілердің тізімін, іс жүргізушілердің және ЭҚАЖ жұмыс істеуін қамтамасыз ету үшін қол жеткізуі шектелген, мемлекеттік құпияларды құрамайтын, ақпаратқа қол жетімділігі бар қызметкерлердің тізімдерін ұсынуы тиіс;
  • қызметтік және іс жүргізу нұсқаулықтарын сақтайды;
  • Электронлық құжаттар мөлшері 10Mb сақтайды;
  • Мәліметтердің корректы енгізілуін қамтамасыз етеді;
  • әкімшілікті ЭҚЖұмыс істемеуіне туралы жұмыс істемеу кезінен 1 сағат ішінде хабардар етеді;
  • келіп түскен электрондық құжаттарды өңдейді және жөнелтеді.

2012 жылға Солтүстік Қазақстан облысының  «Жамбыл ауданы әкімінің аппараты» ММ ақпаратты технологияларды қолдану бойынша            іс-шаралар жоспары

Мақаланың шыққан күні: 29.08.2017 16:17

Парақтағы соңғы өзгерістер: 29.08.2017 16:17

СҚО Жамбыл ауданы әкiмi
Әбiшев Мұратбек Жапасұлы

Промышленная Революция 4.0

Қазан 2019
ДсСсСрБсЖмСнЖк
  1 2 3 4 5 6
7 8 9 10 11 12 13
14 15 16 17 18 19 20
21 22 23 24 25 26 27
28 29 30 31      
Подать резюме

ҚР Әділет министрлігі

Қазақстан Республикасының Әділет Министрлігі Қазақстан Республикасының шекарасынан шығу кезінде кедергілерді болдырмау үшін жеке және заңды тұлғаларға www.adilet.gov.kz сайтында сот актілері бойынша берешегін және Қазақстан Республикасынан тыс жерлерге шығуға уақытша шектеуін тексеруді ұсынады.

Официальный сайт Президента Республики Казахстан Премьер-министр Казахстана egov.kz Ассамблея народа Казахстана Официальный интернет-ресурс Северо-Казахстанской области IPO ДКБ2020 Алтын сапа Әділет Модернизация пенсионной системы Казконтент Иновационные гранты Қазақстан Республикасының Мемлекеттік қызмет істері және сыбайлас жемқорлыққа қарсы іс-қимыл агенттігі Защита бизнеса СКО Электрондық еңбек биржасы ҚР Қаржы министрлігінің Ішкі мемлекеттік аудит комитетінің ресми интернет-ресурсы 100 жаңа есім Қазақстан Республикасының Дін істері және азаматтық қоғам министрлігіАстана — Ұлы дала елордасы Қазақстан Республикасы Сыртқы істер министрлігі АҚ ҰК «Kazakh Invest»Болашаққа бағдар: рухани жаңғыру

@2019 Солтүстік Қазақстан облысының Жамбыл ауданы әкімінің ресми интернет-ресурсы

A- A A+